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2Em atendimento ao pedido de orientação, vale trazer a lume a lição de Silvio Aparecido Crepaldi de que ‘geralmente se considera a correta segregação de funções como o elemento mais importante de um sistema eficaz de controle interno. O princípio fundamental é que ninguém deveria controlar todas as etapas de uma transação sem a intervenção de outra ou outras, capazes de efetuar uma verificação cruzada.’
Assevera o autor que ‘o controle total de todas as etapas de uma transação por um só indivíduo permitiria a este atuar ineficaz ou fraudulentamente, sem ser descoberto. Em geral, é necessário estabelecer departamentos separados e independentes, para funções tais como compras, recebimento, produção, vendas, contabilidade e finanças. Os encarregados de cada departamento são responsáveis pela maneira como seus subordinados levam a cabo suas incumbências. Os deveres de cada pessoa deveriam ser claramente definidos por meio de organogramas e manuais de procedimentos’.
Para William Attie segregação de funções consiste em estabelecer ‘a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob a sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si.’
Com relação ao sistema de autorização e aprovação, segundo Attie ‘compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos. Na medida do possível, a pessoa que autoriza não deve ser a que aprova para não expor a risco os interesses da empresa.’ (idem, p. 118).
Na Administração Pública, o Manual SIAFI detalha nos itens 3.5 e seguintes que tratam da conformidade de suporte documental que esta ‘3.5-deverá ser registrada, diariamente, por servidor designado pela Unidade Gestora Executora, credenciado para esse fim, de modo que seja mantida a segregação entre a função de emitir documentos e a de registrar a conformidade. 3.5.1-Será admitida exceção ao disposto no item anterior quando a Unidade Gestora Executora se encontre, justificadamente, impossibilitada de designar servidores distintos para exercer tais funções, sendo que, nesse caso, a conformidade será registrada pelo Ordenador de Despesa. 3.5.3-O servidor responsável pela Conformidade de Suporte Documental não poderá ser o responsável pela Conformidade Diária.’
Nesse sentido, observa-se que é adotado o mesmo procedimento quanto à execução da Conformidade Diária: “ 3.4.1-O servidor responsável pela Conformidade Diária não poderá ser o responsável pela Conformidade de Suporte Documental.”
De forma semelhante, tratou a IN/STN nº 05, de 06 de novembro de 1996, que define os procedimentos a serem adotados pelas Unidades Gestoras quando do Pagamento de Despesas por meio de Suprimento de Fundos: ‘2.1.6.2- A comprovação das despesas realizadas, deverá estar devidamente atestada, por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, em comprovante original cuja emissão tenha ocorrido em data igual ou posterior a de entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação, em nome do órgão emissor do empenho’1.
Respondendo objetivamente, ante todo o exposto pode-se inferir que, no caso sob exame, a realização de análise e atesto da despesa deverá ser efetuada por outro servidor que não deva declarar-se impedido ou pelo ordenador de despesa.”
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