Definidos os conceitos, as formalidades, as cláusulas e demais condições relativas à execução e à alteração dos contratos administrativos, estão relacionadas a seguir informações de ordem prática que podem auxiliar a Administração na execução dos procedimentos cabíveis.
Os contratos administrativos devem ser redigidos com objetividade e linguagem simples e usual. Termos de difícil compreensão e condições desnecessárias devem ser evitados.
As cláusulas são numeradas e ordenadas de acordo com o texto para que haja uma seqüência lógica. Exemplo:
Cláusula Primeira – Do Objeto;
Cláusula Segunda – Da Execução do Contrato;
Cláusula Terceira – Do Valor;
E assim por diante.
São condições necessárias para quem vai elaborar a minuta do contrato, entre outras:
• conhecimento da legislação sobre a matéria, em especial da Lei nº 8.666, de 1993;
• conhecimento do objeto contratado;
• conhecimento da estrutura contratual, mantendo a ordem das cláusulas;
• integração com o setor solicitante;
• capacidade para escrever com clareza, em linguagem simples, utilizando-se de termos técnicos e jurídicos adequados;
• capacidade de detalhar o assunto, usando linguagem concisa.
A Lei nº 8.666, de 1993, lista as cláusulas necessárias à elaboração e à formalização dos contratos administrativos. Outras cláusulas podem ser incluídas dependendo das peculiaridades do objeto contratado. Por exemplo:
1. as exigências de um contrato de obra não são as mesmas dos contratos de vigilância, de limpeza ou de aquisição de microcomputadores.
2. É importante que haja integração entre o setor solicitante e o setor responsável pela elaboração da minuta de contrato. Essa integração é fundamental não apenas na preparação e condução do procedimento licitatório, mas também após a entrega do objeto contratado. Somente por meio de comunicações internas, reuniões, pareceres, é possível à área responsável pela contratação obter informações sobre a qualidade do objeto contratado e sobre a satisfação do setor solicitante.
Após concluída a licitação, ou o processo de contratação direta, devem ser observados os seguintes procedimentos em relação aos contratos, conforme o caso:
1. verificação da manutenção das condições de habilitação do contratado para efeito de assinatura do contrato;
2. prévia emissão de nota de empenho;
3. assinatura do termo de contrato ou de outros instrumentos hábeis: cartacontrato, autorização de fornecimento ou ordem de execução dos serviços;
4. recebimento da garantia do contrato, na modalidade escolhida pelo contratado;
5. publicação do extrato do contrato na imprensa oficial;
6. verificação das exigências contratuais e legais para início da execução do objeto, por exemplo: registro do contrato no CREA/INSS, alvará, pagamento de taxas e emolumentos, em caso de obras e serviços de engenharia;
7. colocação dos equipamentos e do pessoal necessário no local da obra ou serviços etc;
8. designação de representante da Administração para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato;
9. aprovação de preposto indicado pelo contratado para representá-lo perante a Administração;
10. abertura de livro apropriado para registro das ocorrências durante a execução do contrato. Por exemplo, falhas, atrasos e interrupções, com termos de abertura e encerramento, devidamente assinados pelos representantes da Administração e pelo preposto do contratado, e com folhas numeradas e rubricadas pelas partes;
11. início da execução do objeto contratado;
12. acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, em especial quanto:
- à subcontratação, quando não permitida;
- à qualidade dos materiais empregados e dos serviços executados;
- às quantidades dos materiais empregados e dos serviços executados, para evitar acréscimos e supressões desnecessários;
- à responsabilização do contratado pelos danos causados a Administração ou a terceiros.
13. recebimento do objeto do contrato;
14. verificação e atestação do recebimento do material e/ou execução de obras ou serviços;
15. efetivação do pagamento;
- a cada pagamento realizado, devem ser verificadas as condições de habilitação do contratado, principalmente quanto aos encargos sociais
– CND/FGTS e a regularidade para com a Fazenda Federal;
- igualmente, em caso de pagamento parcelado, se as condições estabelecidas no contrato estão sendo observadas;
16. liberação da garantia, após o objeto ter sido concluído e aceito.
DELIBERAÇÃO DO TCU
Os contratos em execução devem ser regularizados, por meio de termo aditivo, de forma a exigir a plena comprovação de regularidade do contratado para com a Fazenda Federal, Seguridade Social e FGTS, consoante os incisos III e IV do art. 29 da Lei nº 8.666, de 1993, § 3º do art. 195 da CF/88 e Decisão Plenária nº 377/1997 deste Tribunal.
Acórdão 260/2002 Plenário
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